Пријавите се на мејлинг листу

Професионализација и стандардизација управљања пројектима

С обзиром да редовни прилози из области управљања пројектима, које објављујемо у АГ магазину од 2001. године, наилазе на добар пријем, настављамо да се бавимо овом облашћу и покушавамо да презентирамо основне елементе професионалног управљања пројектима у грађевинарству. Иако је могуће да у домаћој јавности још увек понегде постоје дилеме о томе да ли је управљање пројектима у грађевинарству професија или не, уверавамо вас да такве дилеме на развијеним тржиштима више не постоје. Професионални пројецт манагер-и се свуда у свету формирају кроз едукативне системе и додатно обучавају у пракси, а поверавају им се осетљиви и одговорни послови, као што су: оперативно руковођење пројектовањем и изградњом објеката, припрема тендерске и уговорне документације, процена и контрола трошкова, управљање временом, обезбеђење квалитета материјала и изведених радова, координација учесника итд. Опис могућих послова, оптимални редослед рада и методе деловања пројецт манагер-а све више су предмет интересовања универзитетских центара, али и професионалних организација и државних институција. На Грађевинском факултету Београдског универзитета од октобра 2005. године актуелан је посебан наставни смер, са циљем да се унапреди квалитет управљања пројектима у грађевинарству у нашој земљи.

Најзначајнија специјализована професионална организација у области управљања пројектима у свету је амерички Project Management Institute ("PMI"). PMI је основан 1969. године, а први документ са описима процедура и препорука за вредновање и сертификацију пројецт манагер-а (специјални извештај у часопису Project Management Journal) појавио се у августу 1983. Први самостални документ PMI је усвојио и издао у авугусту 1987. године под називом “The Project Management Body of Knowledge”, на основу кога је, после дуготрајних дискусија и измена, настало прво заиста свеобухватно и употребљиво издање стандарда из 1996. године под називом “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)”. Од 90-их година прошлог века појављују се и британски стандарди са озбиљнијим процедурама и упутствима везано за управљање пројектима, али је њихов утицај у пракси, за сада, значајно мањи.

Стандарде у области управљања пројектима дискутовали смо током 2005. године у два наврата. У броју 24 из фебруара 2005. године детаљно смо приказали амерички стандард ANSI/PMI 2000, а у броју 25 из априла 2005. године дали смо осврт на британски стандард BS 6709 – 2002. Оба стандарда баве се управљањем било којим пројектом, не само у оквиру грађевинарства. Закључили смо да амерички стандард ANSI/PMI тренутно представља најбољи пример свеобухватног процедуралног приступа управљању пројектима и генерално га препоручили за инжењерску употребу. Таква препорука у складу је са широком заступљеношћу овог стандарда у инжењерској пракси широм света.

Тренутно је актуелно III издање PMI стандарда из 2004. године, које је прихваћено од стране америчке националне институције за стандарде (ANSI) и носи назив ANSI/PMI 99-001-2004. Оно се и по обиму и по садржају значајно разликује од верзије коју смо раније представили, па сматрамо корисним да у наставку укратко изложимо садржај и карактеристике новог стандарда за управљање пројектима.

Стандард ANSI/PMI основ за сертификацију

Амерички стандард за управљање пројектима ANSI/PMI 99-001-2004, публикован 2004. године, заснован је на издању организације PMI “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)”. Овај наслов задржан је и на корицама стандарда, који садржи око 400 страна. То је дупло више од претходног издања стандарда, који смо приказали у АГ магазину број 24. Документ је подељен на следеће главне целине:
Оквир за управљања пројектима (The Project Management Framework);
Стандард за управљање пројектом (The Standard for Project Management of a Project);
Области у оквиру управљања пројектима (The Project Management Knowledge Areas);
Прилози (Appendices), укључујући речник (Glossary) и индекс појмова.

Оквир за управљања пројектима

У делу под насловом “Оквир за управљања пројектима” дају се одговарајуће дефиниције, објашњава животни циклус пројекта, наводе основни учесници и сумирају организационе структуре за реализацију пројекта. Пројекат је, слично ранијим издањима, дефинисан као “привремени подухват са циљем креирања јединственог производа или услуге”, на основу чега се закључује да почетак и крај пројекта треба да буду јасно дефинисани, као и да су све пројектне структуре привременог карактера. Задржан је основни принцип стандарда да се редовно пословање организације (које је континуално и репетитивно) и реализација пројекта (који је привремен и уникатан) не могу заснивати на истим методама рада. Указује се да се реализација пројекта одвија постепено и итеративно, по одређеним процедуралним корацима, па је и већи део садржаја стандарда дат у форми процедура за реализацију појединих корака.
Управљање пројектом, према дефиницији из стандарда, обухвата "примену знања, вештина, алата и техника на пројектне активности у циљу остварења циљева пројекта". Таква дефиниција је постојала и у претходним издањима, чиме се уважава чињеница да је неопходно комбиновање техничког и управљачког знања, које се стиче образовањем, са искуственим вештинама и талентом, које се стичу посебно, да би се успешно руководило реализацијом пројекта.
Животни циклус пројекта је и у новом стандарду дефинисан генерички, на најједноставнији могући начин. Уочавају се инцијална, једна или више средњих фаза, као и завршна фаза, које су међусобно повезане улазно-излазним подацима. Наглашено је да се резултат рада једне фазе најчешће одобрава пре него што се започне рад на наредној фази (секвенцијална реализација фаза), али је могуће и преклапање, односно паралелизација рада у фазама (у терминологији стандарда: “fast-track”). Схватање животног циклуса пројекта првенствено уважава потребе оног ко финансира пројекат, па са инжењерске тачке гледишта можемо говорити да преовлађује становиште инвеститора. Интересантно је да је у ранијим издањима стандарда било примера животних циклуса пројекта за разне области, па и за грађевинарство, али су у новом издању стандарда ти примери изостављени и остале су само генеричке дефиниције.

У почетном делу стандарда се, као и у претходном издању, посебно и са правом указује на чињеницу да циклус управљања пројектом и животни циклус производа нису исто, јер пројекат може бити само једна фаза у реализацији новог производа. Разрада животног циклуса производа резултира дефинисањем фаза у реализацији пројекта, које су специфичне за разне типове пројеката, док су циклуси управљања пројектом, према PMI, универзални и они су, у ствари, предмет стандардизације коју предлаже ова организација. Скуп свих фаза у реализацији пројекта чини животни циклус пројекта.
Основни учесници у реализацији пројекта су у новом издању стандарда такође дефинисани генерички: руководилац пројекта (пројецт манагер), корисник (цустомер), организација која је најдиректније укључена у реализацију пројекта (перформинг организатион), чланови тима за реализацију пројекта (пројецт теам мемберс), финансијер пројекта (спонсор), утицајне организације (инфлуенцерс). Интересантан је нови потенцијални учесник под називом Project Management Office (PMO), уколико постоји у оквиру организације која реализује пројекте. Под овим називом подразумева се стално стручно језгро у организацији, са функцијом да обезбеди ресурсе и експертска знања из области управљања пројектима. Напомиње се да је могуће и постојање великог броја додатних интерних или екстерних учесника, које треба идентификовати у најранијој фази пројекта.
Што се тиче организационих структура за реализацију пројекта, као и раније, помињу се функционална, матрична (лабава, балансирана и јака) и пројектна организациона структура и наводе позната разматрања и поређења.

Стандард за управљање пројектом

У делу под насловом “Стандард за управљање пројектом” уопштено се дефинишу процеси у оквиру управљања пројектима (project management processes) као “серија повезаних акција и активности у циљу реализације претходно специфицираног скупа производа, резултата или услуга”. Процеси су универзални и примењују се у разним фазама реализације пројекта, а групишу се у следећих пет група:
Процеси иницирања (initiating processes), којма се ауторизује (одобрава) пројекат или нека од његових фаза;

Процеси планирања (planning processes), којима се дефинишу и подробније описују циљеви и најповољнији од алтернативних начина да се достигну циљеви (optimalni plan);
Процеси извршења (executing processes), којима се координирају ресурси да би се план извршио;
Процеси контроле (controlling processes), којима се контролише достизање циљева тако што се редовно посматра и бележи прогрес, уочавају одступања и предузимају корективне акције;
Процеси завршетка (closing processes), којима се формализује прихватање пројекта или нека од његових фаза и рад доводи до регуларног краја.
Јасно је да су процеси повезани у оквиру сваке од фаза (на пример, иницирање и планирање пројектовања је предуслов за контролу пројектовања), али истовремено постоји и интеракција процеса између појединих фаза (на пример, завршетак пројектовања резултира улазним подацима за имплементацију).

Области у оквиру управљања пројектима

Преостали (најобимнији) део новог стандарда, под насловом "Области у оквиру управљања
пројектом", дефинише следеих девет области:
• Интеграција пројекта (Project Integration Management);
• Управљање обимом посла (Project Scope Management);
• Управљање временом (Project Time Management);
• Управљање трошковима (Project Cost Management);
• Управљање квалитетом (Project Quality Management);
• Управљање људским ресурсима (Project Human Resource Management);
• Управљање комуникацијама на пројекту (Project Communications Management);
• Управљање ризиком (Project Risk Management);
• Управљање набавкама (Project Procurement Management).

Укупан број области у оквиру управљања пројектима (9), као и њихови називи, остали су непромењени у односу на претходно издање стандарда из 2000. године. Нумерисање области у тексту стандарда је извршено редним бројевима од 4 до 12, јер су претходна 3 броја резервисана са основне дефиниције и појмове. Таква нумерација има и историјски значај, јер је примењена у претходним издањима и очигледна је жеља да се она не мења без преке потребе. Детаљан и свеобухватан приказ садржаја појединих области и процеса из новог стандарда ANSI/PMI у часопису није могућ. Ипак, у циљу илустровања препоручених принципа управљања пројектима, дајемо краћи осврт на почетну, у пракси често запостављену област - интеграција пројекта (Project Integration Management). Напомињемо да се детаљнији и комплетнији прикази и дискусије за све области у оквиру управљања пројектима могу наћи у недавно објављеној књизи “Управљање пројектима у грађевинарству” аутора Б. Ивковића и Ж. Поповића, III издање из 2005. године, Грађевинска књига из Београда.

Интеграција пројекта

IИнтеграција пројекта обухвата управљачке процесе који су неопходни за квалитетну идентификацију и координацију елемената пројекта. То укључује и компромисе између супротстављених циљева и алтернатива, како би се остварио баланс између очекивања учесника у реализацији пројекта. Дефинисано је седам основних процеса, којима се иницира пројекат, формира прелиминарни обим посла, формира интегрални план управљања пројектима (опис посла, планови трошкова, времена, квалитета, кадрова итд.), реализује и контролише план, координирају измене током реализације и формализује завршетак пројекта. У овој области уочљиве су најкрупније измене у односу на претходно издање. Број процеса и значај који им се даје у стандарду знатно су повећани у односу на претходно издање.

Основни интегративни елемент пројекта, према стандарду, је план управљања радовима (Project Management Plan), који мора бити формално одобрен и укључује све акције потребне да се дефинишу и координирају појединачни планови управљања. Садржај и обим плана управљања пројектом може да варира и зависи од комплексности и врсте пројекта. План треба да уочи све фазе у реализацији посла, дефинишући како се оне реализују, контролишу и на крају завршавају. Наводе се следеће могуће компоненте плана управљања пројектом:
• План управљања обимом радова;
• План управљања временом;
• План управљања трошковима;
• План управљања квалитетом;
• План управљања људским ресурсима;
• План управљања комуникацијама на пројекту;
• План управљања ризиком;
• План управљања набавкама (подуговарање).
План се по потреби допуњава и основним документима потребним за контролу реализације пројекта. Јасно је да план управљања пројектом обједињује и усклађује излазне податке из свих процеса планирања. У плану мора бити објашњено које ће се најважније технике користити приликом управљања појединим процесима, како ће се идентификовати и контролисати измене, како и када ће се вршити периодична евалуација и доносити кључне одлуке током реализације пројекта.

Сертификација project manager-a

На основу стандарда ANSI/PMI се у свету спроводи контролисана сертификација заинтересованих стручњака, који после испуњења одређених услова добијају титулу професионалног пројецт манагер-а (Project Management Professional – PMP®). Према искуствима аутора текста, ова сертификација је до сада најамбициознији покушај да се дефинише, одржи и унапреди професија пројецт манагер-а. До данашњег дана укупан број сертификованих пројецт манагер-а у свету, у свим областима укључујући и грађевинарство, износи око 110.000. Ови пројецт манагер-и лоцирани су у 120 земаља света.

Основна литература за сертификацију је сам текст ANSI/PMI стандарда, као и неопходна пратећа литература (приручници, решени задаци и препоручени уџбеници). Обим потребног знања је, са становишта аутора овог текста, прилично велики.  Напомињемо да стандард ANSI/PMI описује идентификацију могућих послова, стандардизацију улазно-излазних величина и одабир кључних техника рада, задржавајући се на принципима управљања пројектима. У стандарду се не објашњавају детаљно појединачне методе и технике рада, јер се сматра да онај ко се спрема да управља пројектом има довољно предзнања. На пример, очекује се да будући пројецт манагер у потпуности познаје и уме да користи технике као што су: Value Engineering (у области дефинисања обима); Монте Карло метода и мрежно планирање где су активности представљене чворовима или стрелицама (у области управљања временом); анализа извршења коришћењем технике Earned Value и анализа варијанси (у области управљања трошковима); формирање дијаграма - Ishiqawa дијаграми, контролне карте, дијаграми процеса, хистограми, Pareto дијаграми, линеарни графови са хронолошки уцртаним резултатима рада - рун цхартс, дводимензионални сцаттер дијаграми (у области управљања квалитетом); системи за рад са базама података и документима (у области управљања комуникацијама); формирање check lista и матрица оцена вероватноћа - probability / impact risk rating matrix (у области управљања ризиком) итд.
Да би се започео процес сертификације, потребно је да се задовоље одређени предуслови у погледу образовања и искуства. Процес предквалификације кандидата спроводи се у кореспонденцији са PMI централом, а од 2005. године је могуће да се тај посао, укључујући и плаћање пратећих трошкова, обави и онлине на адреси www.pmi.org Уобичајено се у процесу предквалификације кандидата докаже достигнути степен универзитетског образовања (презентира се диплома факултета), минималан број часова практичног искуства на управљању пројектима (тренутно се захтева 4.500 часова документованог професионалног искуства за факултетски образоване кандидате), као и минималан број часова професионалне едукације из области пројецт манагемент-а (тренутно се захтева најмање 35 часова документоване професионалне едукације, на пример стручних курсева, или одслушаних и положених стручних предмета на додипломској или последипломској настави, при чему временски оквир није битан). Могуће је да се пријаве и пројецт манагер-и без универзитетске дипломе, али су тада остали предуслови много оштрији (на пример, захтева се минимално 7.500 часова документованог професионалног искуства).
После успешно спроведене предквалификације кандидата, PMI доставља писмо са овлашћењем кандидату да може да приступи полагању писменог испита. Испит се полаже у овлашћеним Прометриц тест центрима, који су потпуно компјутеризовани и поштују строгу процедуру идентификације кандидата и полагања испита. На пример, није дозвољено коришћење никаквих помоћних средстава, а сви лични предмети се остављају на чување у закључаном претинцу за време полагања испита. Од тест центра се пре самог полагања испита добија тачно 6 листова папира, две обичне оловке и калкулатор са основним рачунским операцијама, који се враћају одмах после полагања испита. Листа тренутно овлашћених тест центара може се погледати на PMI веб-сајту www.pmi.org, али вас већ сада можемо разочарати да на њој нећете наћи ни једну тренутно овлашћену локацију у СЦГ. Постоји по једна овлашћена локација у неким суседним земљама, на пример у Румунији.
Писмени испит се састоји од 200 питања са понуђеним одговорима, од којих је један тачан. Питања су веома разнолика, распоређена по случајном распореду и понекад веома двосмислена и тешка за разумевање онима који не говоре перфектно енглески језик (може се полагати и на неколико других светских језика, укључујући шпански, француски и руски). Питања могу да садрже и графичке прилоге (на пример, фрагмент мрежног плана за реализацију неког пројекта, или табелу са упоредним прегледом трошкова и бенефита за три алтернативна пројекта на које се односи питање из теста). Питања су често ситуациона и веома описна, што није занемарљиво ако се има у виду ограничено време од 4 сата за одговарање. У принципу, у овом тренутку потребно је да се тачно одговори на 81,7% питања да би се испит положио.Процес формирања и избора питања за испит и вредновања резултата испита је до детаља прецизиран у нормативним актима PMI-a и ови параметри се повремено иновирају. У циљу илустрације, погледајте неколико краћих демо-питања на пратећим сликама (извор: бесплатни припремни тест са сајта www.vl-p.net), па покушајте да одговорите и проверите своје тренутно знање (тачни одговори су наглашени).
Трошкови за пријављивање и полагање испита први пут износе око 600 $, а плаћа се наравно унапред. У ову суму нису урачунати трошкови похађања припремних курсева и слично. Дозвољено је да се на испит изађе до 3 пута у току једне године, на основу једног добијеног овлашћења за излазак на испит које је издао PMI, при чему се сваки излазак плаћа (други и трећи пут нешто мање него први пут). У случају неуспешности, цела процедура предквалификације се мора поновити. У случају успешно положеног испита, резултат се одмах саопштава кандидату, а после пар недеља из централе PMI-a поштом стиже и писмени сертификат са идентификационим бројем, на основу кога било ко може проверити веродостојност сертификата на веб-адреси:www.pmi.org
Огранак PMI Србије и Црној Горе основан је 2003 и тренутно броји око 70 чланова. Више о PMI SCG огранку погледајте на wеб адреси www.pmi-yu.org.

Предуслов да заслужени сертификат постане валидан је потписивање изјаве о прихватању кода о професионалном понашању (PMI Code of Professional Conduct), у коме се пројецт манагер обавезује да ће радити искључиво по правилима струке, без фаворизовања појединих учесника, уз поштовање високих (и прецизно наведених) етичких и моралних критеријума. Свако пријављено непоштовање потписаног кода о професионалном понашању повлачи за собом истрагу од стране PMI-а и уколико се покаже тачним резултира губљењем сертификације.
Једном добијена сертификација важи 3 године и обнавља се. Услов за обнављање сертификације је доказ да се сертификовани пројецт манагер професионално усавршавао у том периоду. Доказивање се у пракси спроводи системом бодовања, при чему постоји званична табела о томе како се одређене активности бодују. На пример, за презентацију стручног чланка на симпозијуму аутор може да укњижи 10 бодова, док предавач на формалном курсу из пројецт манагемент-а може да заслужи 5 бодова. Потребно је да се у току периода од 3 године сакупи најмање 60 таквих бодова да би се обновила сертификација.
Све што је речено аутор овог текста је и проверио на сопственој кожи. Испит је положио 21. јула 2005. године у тест центру у Дубаиу и добио сертификациони број 239333. Припрема и полагање испита трајали су око 4 месеца, уз самостални свакодневни рад и коришћење бројне литературе. Уложени труд и трошкови свакако нису мали, али поред личне сатисфакције први утисци показују да се добијена сертификација солидно вреднује и у пословном окружењу.

Аутор: др Жељко Поповић, дипл.инг.грађ.

Parsons Brinckerhoff
Middle East Regional Office
Abu Dhabi, UAE
PO Box 47445
popovicz@pbworld.com
www.pbworld.com
извор:"AG Magazin"