Пројектни портфолио менаџмент (ППМ) је управљачки процес дизајниран да помогне да организација обезбеди и види информације о свим својим пројектима, да их затим сортира и приоритетизује према одређеним критеријумима, као што су стратешка вредност, утицај на ресурсе, трошкове итд. Циљеви ППМ слични су циљевима управљања финансијским портфолиом: 1) да се буде свестан свих индивидуалних листинга у портфолиу, 2) да се развије „велика слика“ и дубље разуме целина, 3) да се омогући промишљено сортирање, додавање и уклањање ставки из колекције, у складу са њиховим трошковима, добити и усклађености са дуготрајним стратегијама или циљевима, 4) да се омогући власнику портфолија да добије најбоље могуће из инвестираних ресурса.
Типично, ППМ почиње са организационим развојем инвентара (свеобухватна листа) свих њених пројеката, са довољно дескриптивним информацијама о сваком, да би се могли анализирати и упоређивати. Овај дескриптивни инфо може да укључи име пројекта, процењено трајање, процењене трошкове, циљ бизниса, како пројекат подржава општу стратегију компаније, итд. Ово се понекад сакупља у електронску базу података, да би се могло лакше анализирати и поредити.
Пошто је инвентар пројеката направљен, ППМ процес захтева да шефови одељења или друге вође јединица прегледају све пројекте и направе приоритет, у складу са установљеним критеријумима. Укупна листа пројеката се затим разматра са циљем да се направи добро балансирана листа пројеката који се подржавају. Неким пројектима биће дат висок приоритет и широка подршка, неки ће добити средњи приоритет, док ће се други стопирати или потпуно скинути са листе.
На крају, пројектни портфолио се редовно ре-евалуира од стране портфолио менаџмент тима (месечно, квартално итд.), да би се одредило који пројекти задовољавају своје циљеве, којима је потребна шира подршка, или које треба сужавати или потпуно избацити. Пошто околности везане за сваки пројекат и пословно окружење могу брзо да се промене, ППМ је најефективнији када тим често прегледа портфолио и активно њиме управља.
Да би ове ППМ активности започеле, организација мора прво да одлучи ко ће бити активни менаџери ППМ процеса. Типично, ППМ менаџмент тим се саставља од шефова одељења из суб-организација које генеришу захтеве за пројекат, обезбеђују пројектне ресурсе (посебно чланове тима), обезбеђују финансирање пројекта, користе завршене пројектне ставке, постављају стратегијске правце, и сл. Пошто се ППМ менаџмент тим оформи, он се мора сложити о сету критеријума за вредновање пројеката, да би могао да их приоритетизује. Одлуке базиране на овим критеријумима ће вероватно бити прихватљивије за свакога у организацији, ако су критеријуми развијани уз учешће што више стејкхолдера из различитих суб-организација. Обично се дискусије о овим критеријумима воде широко кроз организацију, пре него што се финализују.