Prijavite se na mejling listu

Profesionalizacija i standardizacija upravljanja projektima

S obzirom da redovni prilozi iz oblasti upravljanja projektima, koje objavljujemo u AG magazinu od 2001. godine, nailaze na dobar prijem, nastavljamo da se bavimo ovom oblašću i pokušavamo da prezentiramo osnovne elemente profesionalnog upravljanja projektima u građevinarstvu. Iako je moguće da u domaćoj javnosti još uvek ponegde postoje dileme o tome da li je upravljanje projektima u građevinarstvu profesija ili ne, uveravamo vas da takve dileme na razvijenim tržištima više ne postoje. Profesionalni project manager-i se svuda u svetu formiraju kroz edukativne sisteme i dodatno obučavaju u praksi, a poveravaju im se osetljivi i odgovorni poslovi, kao što su: operativno rukovođenje projektovanjem i izgradnjom objekata, priprema tenderske i ugovorne dokumentacije, procena i kontrola troškova, upravljanje vremenom, obezbeđenje kvaliteta materijala i izvedenih radova, koordinacija učesnika itd. Opis mogućih poslova, optimalni redosled rada i metode delovanja project manager-a sve više su predmet interesovanja univerzitetskih centara, ali i profesionalnih organizacija i državnih institucija. Na Građevinskom fakultetu Beogradskog univerziteta od oktobra 2005. godine aktuelan je poseban nastavni smer, sa ciljem da se unapredi kvalitet upravljanja projektima u građevinarstvu u našoj zemlji.

Najznačajnija specijalizovana profesionalna organizacija u oblasti upravljanja projektima u svetu je američki Project Management Institute ("PMI"). PMI je osnovan 1969. godine, a prvi dokument sa opisima procedura i preporuka za vrednovanje i sertifikaciju project manager-a (specijalni izveštaj u časopisu Project Management Journal) pojavio se u avgustu 1983. Prvi samostalni dokument PMI je usvojio i izdao u avugustu 1987. godine pod nazivom “The Project Management Body of Knowledge”, na osnovu koga je, posle dugotrajnih diskusija i izmena, nastalo prvo zaista sveobuhvatno i upotrebljivo izdanje standarda iz 1996. godine pod nazivom “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)”. Od 90-ih godina prošlog veka pojavljuju se i britanski standardi sa ozbiljnijim procedurama i uputstvima vezano za upravljanje projektima, ali je njihov uticaj u praksi, za sada, značajno manji.

Standarde u oblasti upravljanja projektima diskutovali smo tokom 2005. godine u dva navrata. U broju 24 iz februara 2005. godine detaljno smo prikazali američki standard ANSI/PMI 2000, a u broju 25 iz aprila 2005. godine dali smo osvrt na britanski standard BS 6709 – 2002. Oba standarda bave se upravljanjem bilo kojim projektom, ne samo u okviru građevinarstva. Zaključili smo da američki standard ANSI/PMI trenutno predstavlja najbolji primer sveobuhvatnog proceduralnog pristupa upravljanju projektima i generalno ga preporučili za inženjersku upotrebu. Takva preporuka u skladu je sa širokom zastupljenošću ovog standarda u inženjerskoj praksi širom sveta.

Trenutno je aktuelno III izdanje PMI standarda iz 2004. godine, koje je prihvaćeno od strane američke nacionalne institucije za standarde (ANSI) i nosi naziv ANSI/PMI 99-001-2004. Ono se i po obimu i po sadržaju značajno razlikuje od verzije koju smo ranije predstavili, pa smatramo korisnim da u nastavku ukratko izložimo sadržaj i karakteristike novog standarda za upravljanje projektima.

Standard ANSI/PMI osnov za sertifikaciju

Američki standard za upravljanje projektima ANSI/PMI 99-001-2004, publikovan 2004. godine, zasnovan je na izdanju organizacije PMI “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)”. Ovaj naslov zadržan je i na koricama standarda, koji sadrži oko 400 strana. To je duplo više od prethodnog izdanja standarda, koji smo prikazali u AG magazinu broj 24. Dokument je podeljen na sledeće glavne celine:

Okvir za upravljanja projektima (The Project Management Framework);
Standard za upravljanje projektom (The Standard for Project Management of a Project);
Oblasti u okviru upravljanja projektima (The Project Management Knowledge Areas);
Prilozi (Appendices), uključujući rečnik (Glossary) i indeks pojmova.

 

Okvir za upravljanja projektima

U delu pod naslovom “Okvir za upravljanja projektima” daju se odgovarajuće definicije, objašnjava životni ciklus projekta, navode osnovni učesnici i sumiraju organizacione strukture za realizaciju projekta. Projekat je, slično ranijim izdanjima, definisan kao “privremeni poduhvat sa ciljem kreiranja jedinstvenog proizvoda ili usluge”, na osnovu čega se zaključuje da početak i kraj projekta treba da budu jasno definisani, kao i da su sve projektne strukture privremenog karaktera. Zadržan je osnovni princip standarda da se redovno poslovanje organizacije (koje je kontinualno i repetitivno) i realizacija projekta (koji je privremen i unikatan) ne mogu zasnivati na istim metodama rada. Ukazuje se da se realizacija projekta odvija postepeno i iterativno, po određenim proceduralnim koracima, pa je i veći deo sadržaja standarda dat u formi procedura za realizaciju pojedinih koraka.

Upravljanje projektom, prema definiciji iz standarda, obuhvata "primenu znanja, veština, alata i tehnika na projektne aktivnosti u cilju ostvarenja ciljeva projekta". Takva definicija je postojala i u prethodnim izdanjima, čime se uvažava činjenica da je neophodno kombinovanje tehničkog i upravljačkog znanja, koje se stiče obrazovanjem, sa iskustvenim veštinama i talentom, koje se stiču posebno, da bi se uspešno rukovodilo realizacijom projekta.

Životni ciklus projekta je i u novom standardu definisan generički, na najjednostavniji mogući način. Uočavaju se incijalna, jedna ili više srednjih faza, kao i završna faza, koje su međusobno povezane ulazno-izlaznim podacima. Naglašeno je da se rezultat rada jedne faze najčešće odobrava pre nego što se započne rad na narednoj fazi (sekvencijalna realizacija faza), ali je moguće i preklapanje, odnosno paralelizacija rada u fazama (u terminologiji standarda: “fast-track”). Shvatanje životnog ciklusa projekta prvenstveno uvažava potrebe onog ko finansira projekat, pa sa inženjerske tačke gledišta možemo govoriti da preovlađuje stanovište investitora. Interesantno je da je u ranijim izdanjima standarda bilo primera životnih ciklusa projekta za razne oblasti, pa i za građevinarstvo, ali su u novom izdanju standarda ti primeri izostavljeni i ostale su samo generičke definicije.

U početnom delu standarda se, kao i u prethodnom izdanju, posebno i sa pravom ukazuje na činjenicu da ciklus upravljanja projektom i životni ciklus proizvoda nisu isto, jer projekat može biti samo jedna faza u realizaciji novog proizvoda. Razrada životnog ciklusa proizvoda rezultira definisanjem faza u realizaciji projekta, koje su specifične za razne tipove projekata, dok su ciklusi upravljanja projektom, prema PMI, univerzalni i oni su, u stvari, predmet standardizacije koju predlaže ova organizacija. Skup svih faza u realizaciji projekta čini životni ciklus projekta.

Osnovni učesnici u realizaciji projekta su u novom izdanju standarda takođe definisani generički: rukovodilac projekta (project manager), korisnik (customer), organizacija koja je najdirektnije uključena u realizaciju projekta (performing organization), članovi tima za realizaciju projekta (project team members), finansijer projekta (sponsor), uticajne organizacije (influencers). Interesantan je novi potencijalni učesnik pod nazivom Project Management Office (PMO), ukoliko postoji u okviru organizacije koja realizuje projekte. Pod ovim nazivom podrazumeva se stalno stručno jezgro u organizaciji, sa funkcijom da obezbedi resurse i ekspertska znanja iz oblasti upravljanja projektima. Napominje se da je moguće i postojanje velikog broja dodatnih internih ili eksternih učesnika, koje treba identifikovati u najranijoj fazi projekta.

Što se tiče organizacionih struktura za realizaciju projekta, kao i ranije, pominju se funkcionalna, matrična (labava, balansirana i jaka) i projektna organizaciona struktura i navode poznata razmatranja i poređenja.

Standard za upravljanje projektom

U delu pod naslovom “Standard za upravljanje projektom” uopšteno se definišu procesi u okviru upravljanja projektima (project management processes) kao “serija povezanih akcija i aktivnosti u cilju realizacije prethodno specificiranog skupa proizvoda, rezultata ili usluga”. Procesi su univerzalni i primenjuju se u raznim fazama realizacije projekta, a grupišu se u sledećih pet grupa:

Procesi iniciranja (initiating processes), kojma se autorizuje (odobrava) projekat ili neka od njegovih faza;

Procesi planiranja (planning processes), kojima se definišu i podrobnije opisuju ciljevi i najpovoljniji od alternativnih načina da se dostignu ciljevi (optimalni plan);

Procesi izvršenja (executing processes), kojima se koordiniraju resursi da bi se plan izvršio;

Procesi kontrole (controlling processes), kojima se kontroliše dostizanje ciljeva tako što se redovno posmatra i beleži progres, uočavaju odstupanja i preduzimaju korektivne akcije;

Procesi završetka (closing processes), kojima se formalizuje prihvatanje projekta ili neka od njegovih faza i rad dovodi do regularnog kraja.

Jasno je da su procesi povezani u okviru svake od faza (na primer, iniciranje i planiranje projektovanja je preduslov za kontrolu projektovanja), ali istovremeno postoji i interakcija procesa između pojedinih faza (na primer, završetak projektovanja rezultira ulaznim podacima za implementaciju).

Oblasti u okviru upravljanja projektima

Preostali (najobimniji) deo novog standarda, pod naslovom "Oblasti u okviru upravljanja
projektom", definiše sledeih devet oblasti:

Integracija projekta (Project Integration Management);
Upravljanje obimom posla (Project Scope Management);
Upravljanje vremenom (Project Time Management);
Upravljanje troškovima (Project Cost Management);
Upravljanje kvalitetom (Project Quality Management);
Upravljanje ljudskim resursima (Project Human Resource Management);
Upravljanje komunikacijama na projektu (Project Communications Management);
Upravljanje rizikom (Project Risk Management);
Upravljanje nabavkama (Project Procurement Management).

Ukupan broj oblasti u okviru upravljanja projektima (9), kao i njihovi nazivi, ostali su nepromenjeni u odnosu na prethodno izdanje standarda iz 2000. godine. Numerisanje oblasti u tekstu standarda je izvršeno rednim brojevima od 4 do 12, jer su prethodna 3 broja rezervisana sa osnovne definicije i pojmove. Takva numeracija ima i istorijski značaj, jer je primenjena u prethodnim izdanjima i očigledna je želja da se ona ne menja bez preke potrebe. Detaljan i sveobuhvatan prikaz sadržaja pojedinih oblasti i procesa iz novog standarda ANSI/PMI u časopisu nije moguć. Ipak, u cilju ilustrovanja preporučenih principa upravljanja projektima, dajemo kraći osvrt na početnu, u praksi često zapostavljenu oblast - integracija projekta (Project Integration Management). Napominjemo da se detaljniji i kompletniji prikazi i diskusije za sve oblasti u okviru upravljanja projektima mogu naći u nedavno objavljenoj knjizi “Upravljanje projektima u građevinarstvu” autora B. Ivkovića i Ž. Popovića, III izdanje iz 2005. godine, Građevinska knjiga iz Beograda.

Integracija projekta

Integracija projekta obuhvata upravljačke procese koji su neophodni za kvalitetnu identifikaciju i koordinaciju elemenata projekta. To uključuje i kompromise između suprotstavljenih ciljeva i alternativa, kako bi se ostvario balans između očekivanja učesnika u realizaciji projekta. Definisano je sedam osnovnih procesa, kojima se inicira projekat, formira preliminarni obim posla, formira integralni plan upravljanja projektima (opis posla, planovi troškova, vremena, kvaliteta, kadrova itd.), realizuje i kontroliše plan, koordiniraju izmene tokom realizacije i formalizuje završetak projekta. U ovoj oblasti uočljive su najkrupnije izmene u odnosu na prethodno izdanje. Broj procesa i značaj koji im se daje u standardu znatno su povećani u odnosu na prethodno izdanje.

Osnovni integrativni element projekta, prema standardu, je plan upravljanja radovima (Project Management Plan), koji mora biti formalno odobren i uključuje sve akcije potrebne da se definišu i koordiniraju pojedinačni planovi upravljanja. Sadržaj i obim plana upravljanja projektom može da varira i zavisi od kompleksnosti i vrste projekta. Plan treba da uoči sve faze u realizaciji posla, definišući kako se one realizuju, kontrolišu i na kraju završavaju. Navode se sledeće moguće komponente plana upravljanja projektom:

  • Plan upravljanja obimom radova;
  • Plan upravljanja vremenom;
  • Plan upravljanja troškovima;
  • Plan upravljanja kvalitetom;
  • Plan upravljanja ljudskim resursima;
  • Plan upravljanja komunikacijama na projektu;
  • Plan upravljanja rizikom;
  • Plan upravljanja nabavkama (podugovaranje).
 Plan se po potrebi dopunjava i osnovnim dokumentima potrebnim za kontrolu realizacije projekta. Jasno je da plan upravljanja projektom objedinjuje i usklađuje izlazne podatke iz svih procesa planiranja. U planu mora biti objašnjeno koje će se najvažnije tehnike koristiti prilikom upravljanja pojedinim procesima, kako će se identifikovati i kontrolisati izmene, kako i kada će se vršiti periodična evaluacija i donositi ključne odluke tokom realizacije projekta.


Sertifikacija project manager-a

Na osnovu standarda ANSI/PMI se u svetu sprovodi kontrolisana sertifikacija zainteresovanih stručnjaka, koji posle ispunjenja određenih uslova dobijaju titulu profesionalnog project manager-a (Project Management Professional – PMP®). Prema iskustvima autora teksta, ova sertifikacija je do sada najambiciozniji pokušaj da se definiše, održi i unapredi profesija project manager-a. Do današnjeg dana ukupan broj sertifikovanih project manager-a u svetu, u svim oblastima uključujući i građevinarstvo, iznosi oko 110.000. Ovi project manager-i locirani su u 120 zemalja sveta.

Osnovna literatura za sertifikaciju je sam tekst ANSI/PMI standarda, kao i neophodna prateća literatura (priručnici, rešeni zadaci i preporučeni udžbenici). Obim potrebnog znanja je, sa stanovišta autora ovog teksta, prilično veliki. Napominjemo da standard ANSI/PMI opisuje identifikaciju mogućih poslova, standardizaciju ulazno-izlaznih veličina i odabir ključnih tehnika rada, zadržavajući se na principima upravljanja projektima. U standardu se ne objašnjavaju detaljno pojedinačne metode i tehnike rada, jer se smatra da onaj ko se sprema da upravlja projektom ima dovoljno predznanja. Na primer, očekuje se da budući project manager u potpunosti poznaje i ume da koristi tehnike kao što su: Value Engineering (u oblasti definisanja obima); Monte Karlo metoda i mrežno planiranje gde su aktivnosti predstavljene čvorovima ili strelicama (u oblasti upravljanja vremenom); analiza izvršenja korišćenjem tehnike Earned Value i analiza varijansi (u oblasti upravljanja troškovima); formiranje dijagrama - Ishiqawa dijagrami, kontrolne karte, dijagrami procesa, histogrami, Pareto dijagrami, linearni grafovi sa hronološki ucrtanim rezultatima rada - run charts, dvodimenzionalni scatter dijagrami (u oblasti upravljanja kvalitetom); sistemi za rad sa bazama podataka i dokumentima (u oblasti upravljanja komunikacijama); formiranje check lista i matrica ocena verovatnoća - probability / impact risk rating matrix (u oblasti upravljanja rizikom) itd.

Da bi se započeo proces sertifikacije, potrebno je da se zadovolje određeni preduslovi u pogledu obrazovanja i iskustva. Proces predkvalifikacije kandidata sprovodi se u korespondenciji sa PMI centralom, a od 2005. godine je moguće da se taj posao, uključujući i plaćanje pratećih troškova, obavi i online na adresi www.pmi.org Uobičajeno se u procesu predkvalifikacije kandidata dokaže dostignuti stepen univerzitetskog obrazovanja (prezentira se diploma fakulteta), minimalan broj časova praktičnog iskustva na upravljanju projektima (trenutno se zahteva 4.500 časova dokumentovanog profesionalnog iskustva za fakultetski obrazovane kandidate), kao i minimalan broj časova profesionalne edukacije iz oblasti project management-a (trenutno se zahteva najmanje 35 časova dokumentovane profesionalne edukacije, na primer stručnih kurseva, ili odslušanih i položenih stručnih predmeta na dodiplomskoj ili poslediplomskoj nastavi, pri čemu vremenski okvir nije bitan). Moguće je da se prijave i project manager-i bez univerzitetske diplome, ali su tada ostali preduslovi mnogo oštriji (na primer, zahteva se minimalno 7.500 časova dokumentovanog profesionalnog iskustva).

Posle uspešno sprovedene predkvalifikacije kandidata, PMI dostavlja pismo sa ovlašćenjem kandidatu da može da pristupi polaganju pismenog ispita. Ispit se polaže u ovlašćenim Prometric test centrima, koji su potpuno kompjuterizovani i poštuju strogu proceduru identifikacije kandidata i polaganja ispita. Na primer, nije dozvoljeno korišćenje nikakvih pomoćnih sredstava, a svi lični predmeti se ostavljaju na čuvanje u zaključanom pretincu za vreme polaganja ispita. Od test centra se pre samog polaganja ispita dobija tačno 6 listova papira, dve obične olovke i kalkulator sa osnovnim računskim operacijama, koji se vraćaju odmah posle polaganja ispita. Lista trenutno ovlašćenih test centara može se pogledati na PMI veb-sajtu www.pmi.org, ali vas već sada možemo razočarati da na njoj nećete naći ni jednu trenutno ovlašćenu lokaciju u SCG. Postoji po jedna ovlašćena lokacija u nekim susednim zemljama, na primer u Rumuniji.

Pismeni ispit se sastoji od 200 pitanja sa ponuđenim odgovorima, od kojih je jedan tačan. Pitanja su veoma raznolika, raspoređena po slučajnom rasporedu i ponekad veoma dvosmislena i teška za razumevanje onima koji ne govore perfektno engleski jezik (može se polagati i na nekoliko drugih svetskih jezika, uključujući španski, francuski i ruski). Pitanja mogu da sadrže i grafičke priloge (na primer, fragment mrežnog plana za realizaciju nekog projekta, ili tabelu sa uporednim pregledom troškova i benefita za tri alternativna projekta na koje se odnosi pitanje iz testa). Pitanja su često situaciona i veoma opisna, što nije zanemarljivo ako se ima u vidu ograničeno vreme od 4 sata za odgovaranje. U principu, u ovom trenutku potrebno je da se tačno odgovori na 81,7% pitanja da bi se ispit položio.Proces formiranja i izbora pitanja za ispit i vrednovanja rezultata ispita je do detalja preciziran u normativnim aktima PMI-a i ovi parametri se povremeno inoviraju. U cilju ilustracije, pogledajte nekoliko kraćih demo-pitanja na pratećim slikama (izvor: besplatni pripremni test sa sajta www.vl-p.net), pa pokušajte da odgovorite i proverite svoje trenutno znanje (tačni odgovori su naglašeni).

Troškovi za prijavljivanje i polaganje ispita prvi put iznose oko 600 $, a plaća se naravno unapred. U ovu sumu nisu uračunati troškovi pohađanja pripremnih kurseva i slično. Dozvoljeno je da se na ispit izađe do 3 puta u toku jedne godine, na osnovu jednog dobijenog ovlašćenja za izlazak na ispit koje je izdao PMI, pri čemu se svaki izlazak plaća (drugi i treći put nešto manje nego prvi put). U slučaju neuspešnosti, cela procedura predkvalifikacije se mora ponoviti. U slučaju uspešno položenog ispita, rezultat se odmah saopštava kandidatu, a posle par nedelja iz centrale PMI-a poštom stiže i pismeni sertifikat sa identifikacionim brojem, na osnovu koga bilo ko može proveriti verodostojnost sertifikata na veb-adresi:www.pmi.org

Ogranak PMI Srbije i Crnoj Gore osnovan je 2003 i trenutno broji oko 70 članova. Više o PMI SCG ogranku pogledajte na web adresi www.pmi-yu.org.

Preduslov da zasluženi sertifikat postane validan je potpisivanje izjave o prihvatanju koda o profesionalnom ponašanju (PMI Code of Professional Conduct), u kome se project manager obavezuje da će raditi isključivo po pravilima struke, bez favorizovanja pojedinih učesnika, uz poštovanje visokih (i precizno navedenih) etičkih i moralnih kriterijuma. Svako prijavljeno nepoštovanje potpisanog koda o profesionalnom ponašanju povlači za sobom istragu od strane PMI i ukoliko se pokaže tačnim rezultira gubljenjem sertifikacije.

Jednom dobijena sertifikacija važi 3 godine i obnavlja se. Uslov za obnavljanje sertifikacije je dokaz da se sertifikovani project manager profesionalno usavršavao u tom periodu. Dokazivanje se u praksi sprovodi sistemom bodovanja, pri čemu postoji zvanična tabela o tome kako se određene aktivnosti boduju. Na primer, za prezentaciju stručnog članka na simpozijumu autor može da uknjiži 10 bodova, dok predavač na formalnom kursu iz project management-a može da zasluži 5 bodova. Potrebno je da se u toku perioda od 3 godine sakupi najmanje 60 takvih bodova da bi se obnovila sertifikacija.

Sve što je rečeno autor ovog teksta je i proverio na sopstvenoj koži. Ispit je položio 21. jula 2005. godine u test centru u Dubaiu i dobio sertifikacioni broj 239333. Priprema i polaganje ispita trajali su oko 4 meseca, uz samostalni svakodnevni rad i korišćenje brojne literature. Uloženi trud i troškovi svakako nisu mali, ali pored lične satisfakcije prvi utisci pokazuju da se dobijena sertifikacija solidno vrednuje i u poslovnom okruženju.

Autor: dr Željko Popović, dipl.ing.građ.

Parsons Brinckerhoff
Middle East Regional Office
Abu Dhabi, UAE
PO Box 47445
popovicz@pbworld.com
www.pbworld.com
izvor:"AG Magazin"