Prijavite se na mejling listu

Šta je projektni portfolio menadžment (PPM)?

Projektni portfolio menadžment (PPM) je upravljački proces dizajniran da pomogne da organizacija obezbedi i vidi informacije o svim svojim projektima, da ih zatim sortira i prioritetizuje prema određenim kriterijumima, kao što su strateška vrednost, uticaj na resurse, troškove itd. Ciljevi PPM slični su ciljevima upravljanja finansijskim portfoliom: 1) da se bude svestan svih individualnih listinga u portfoliu, 2) da se razvije „velika slika“ i dublje razume celina, 3) da se omogući promišljeno sortiranje, dodavanje i uklanjanje stavki iz kolekcije, u skladu sa njihovim troškovima, dobiti i usklađenosti sa dugotrajnim strategijama ili ciljevima, 4) da se omogući vlasniku portfolija da dobije najbolje moguće iz investiranih resursa.

Tipično, PPM počinje sa organizacionim razvojem inventara (sveobuhvatna lista) svih njenih projekata, sa dovoljno deskriptivnim informacijama o svakom, da bi se mogli analizirati i upoređivati. Ovaj deskriptivni info može da uključi ime projekta, procenjeno trajanje, procenjene troškove, cilj biznisa, kako projekat podržava opštu strategiju kompanije, itd. Ovo se ponekad sakuplja u elektronsku bazu podataka, da bi se moglo lakše analizirati i porediti.

Pošto je inventar projekata napravljen, PPM proces zahteva da šefovi odeljenja ili druge vođe jedinica pregledaju sve projekte i naprave prioritet, u skladu sa ustanovljenim kriterijumima. Ukupna lista projekata se zatim razmatra sa ciljem da se napravi dobro balansirana lista projekata koji se podržavaju. Nekim projektima biće dat visok prioritet i široka podrška, neki će dobiti srednji prioritet, dok će se drugi stopirati ili potpuno skinuti sa liste.

Na kraju, projektni portfolio se redovno re-evaluira od strane portfolio menadžment tima (mesečno, kvartalno itd.), da bi se odredilo koji projekti zadovoljavaju svoje ciljeve, kojima je potrebna šira podrška, ili koje treba sužavati ili potpuno izbaciti. Pošto okolnosti vezane za svaki projekat i poslovno okruženje mogu brzo da se promene, PPM je najefektivniji kada tim često pregleda portfolio i aktivno njime upravlja.

Da bi ove PPM aktivnosti započele, organizacija mora prvo da odluči ko će biti aktivni menadžeri PPM procesa. Tipično, PPM menadžment tim se sastavlja od šefova odeljenja iz sub-organizacija koje generišu zahteve za projekat, obezbeđuju projektne resurse (posebno članove tima), obezbeđuju finansiranje projekta, koriste završene projektne stavke, postavljaju strategijske pravce, i sl. Pošto se PPM menadžment tim oformi, on se mora složiti o setu kriterijuma za vrednovanje projekata, da bi mogao da ih prioritetizuje. Odluke bazirane na ovim kriterijumima će verovatno biti prihvatljivije za svakoga u organizaciji, ako su kriterijumi razvijani uz učešće što više stejkholdera iz različitih sub-organizacija. Obično se diskusije o ovim kriterijumima vode široko kroz organizaciju, pre nego što se finalizuju.