S vremena na vreme ljudi nam postave ono godinama staro pitanje “Šta zapravo radi Projekt menadžer?” Pomislili bi ste da je do sada odgovor na ovo pitanje jasno definisan ali očigledno nije tako. Zapravo, mi vrlo dobro znamo za šta je PM odgovoran, kao što su to planiranje, organizovanje, praćenje i kontrola, tj. “menadžment”. Ali ni jedna od tih stvari ne definiše šta ta osoba zapravo radi – svakodnevno i po ceo dan!
Pre nekoliko godina, imali smo šefa koji je insistirao na tome da projekt menadžeri moraju da “delegiraju”, što za posledicu ima da ne morate da tražite nakolo kao sumanuti po ceo dan. Ako imate dovoljno veštine trebalo bi da budete u stanju da se rasteretite svih odgovornosti i da ste u stanju da sedate za svojim stolom i da dignete sve četiri u vis. Godinama smo pokušavali da ostvarimo ovaj san. Ali problem sa ovim scenarijem je u tome da u realnosti vaš šef ipak očekuje od vas da radite nešto, nije zapravo važno šta, samo dok radite nešto. Ljudi koji su bili u vojsci znaju za ovaj fazon. Gde god da idete važno je da sa sobom nosite neki fajl ili bilo koji drugi dokument zvaničnog izgleda. Možete ići gde god želite i zadržati se koliko hoćete ako imate taj ”pasoš” sa sobom, i niko vam neće postavljati nikakva pitanja. Ali ako ste projektni menadžer, slobodno zaboravite na ideju da ćete moći tako dobro da se organizujete da ćete biti u stanju da sedite na miru za svojim stolom.
Svojevremeno je popularna krilatica bila “manage by walking around”. Zapravo jako nezgodna stvar, mada jako dobra ako želite da znate šta se zapravo dešava. Ali neprimenljiva na projektu. Ako je vizija precizna i svi su o njoj informisani i adekvatno motivisani za posao, onda je poslednja stvar koju članovi tima žele da vide užurbani manager koji njuška naokolo i ometa ih u radu.
Šta onda dobar projekt menadžer radi po ceo dan? Najbolje što možemo da smislimo je sledeće: “Kreativno razmišljanje i efektivna komunikacija”, pri čemu efektivna komunikacije može biti formalna ili neformalna. Ali bez obzira koji je oblik komunikacije u pitanju, ona zapravo znači razgovaranje sa ljudima uz dobru dozu slušanja onoga što vam govore. Zapravo je jako smešno da se ovaj koncept tako retko pojavljuje u ozbiljnim tekstovima o project managementu!
A šta je zapravo kreativno razmišljanje, zapitaćete se? Setite se da je svaki projekat jedinstven i da nikada ništa identično tome nije rečeno, tako da neko, projekt menadžer, mora da se dobro razmisli nad svim alternativnim tokovima aktivnosti projektnog plana i da se osigura da sve funkcioniše kako je predviđeno i da su svi potencijalni problem i prepreke minimizirani ili izbegnuti. Neki ljudi ovo nazivaju upravljanjem rizicima. U svakom slučaju, postoje jedinstveni problemi koje treba rešiti, a Projekt menadžer je osoba na pravoj poziciji da ove probleme reši.
A šta je zapravo efektivna komunikacija? Pribavljanje informacija od ljudi koji ih imaju, njihova sintetizacija i interpretacija, te prenošenje do ljudi kojima su one potrebne i ubeđivanje tih istih ljudi da se ponašaju u skladu sa tim informacijama. Mi smatramo da se ovo dešava ni više nivoa. Pre svega pri realizaciji svakog procesa, PM je komunikaciona veza sa sponzorom projekta, klijentom ili korisnikom ili bilo kim drugim ko kontroliše novac.
Ova veza podrazumeva stvari kao što su otkrivanje klijentovih pravih zahteva, usmeravanje i omogućavanje saradnje sa klijentom i preraspodela projektnih odgovornosti, pažljivo praćenje svih promena u prioritetima ili željenim pravcima i kontrolisanje promena obuhvata projekta. Takoreći, upravljanje očekivanjima klijenta i odbrana od neodgovarajućih spoljnih uticaja i nepovezanog, neželjenog i nebudžetiranog rada. I takođe, komunikacija sa dobavljačima, podizvođačima i drugima i pregovaranje sa ciljem da postave što više prioritete na vaš projekat u svojim listama aktivnosti. Naravno, tu je i standardno upravljanje timom i stvari kao što su vođenje sastanaka, distribucija zapisnika sa sastanaka i praćenje realizacije delegiranih aktivnosti.
Takođe tu je i uloga “People Manager”. Pravovremeno uočavanje potencijalnih sukoba i njihovo neutralisanje. Ubeđivanje organizacionih celina koje pružaju podršku da zaista preuzmu na sebe deo posla umesto da svale sva zaduženja nazad na vaše ljude. Ili, ubeđivanje ljudi da se uključe u posao kada je to potrebno, i osiguranje da su dovoljno motivisani i da imaju sve što im je potrebno – ali i da napuste projekat kada više nisu potrebni, što je verovatno i najteže od svega navedenog. Pored svega ovoga tu je naravno i upravljanje projektnim timom, vođenje sastanaka, komuniciranje, izveštavanje o napretku projekta i priprema za Sledeći veliki projekat. A sa druge strane svih ovih aktivnosti je odobravanje proizvoda koje realizuju èlanovi tima. Jer, mnogo objašnjavanje je potrebno u sluèaju da vaš time ne isporuèi ono što je originalno od vas traženo.
I na kraju, tu je uloga Isporučioca rezultata projekta. To je uloga koje se prihvatate kada treba da izvestite sponzora projekta, klijenta ili korisnika o rezultatima projekta. Ovo nije jednostavna aktivnost, i takođe, po našem mišljenju, jako je zapostavljena u stručnoj literaturi. Ona obuhvata brojne aktivnosti verifikacije i validacije svih aspekata proizvoda, npr. funkcionalnosti, kvaliteta itd. Ovo je trenutak kada se zaista vidi šta ste uradili.
Ali na kraju dana, ako je vaš projekat postigao uspeh, ne zaboravite da je taj uspeh rezultat herojskih i neumornih napora vašeg projektnog tima – za šta moraju bit i pravedno nagrađeni. Sa druge strane, ako se ispostavi da je projekat neuspešan, onda je to u potpunosti vaša krivica. To onda nema nikakve veze sa nepodobnošću, nesposobnošću, nestručnošću, inertnošću, letargijom, lenjošću, tvrdoglavošću i antiprotivnom stavu vaših ljudi. Niti, kad smo već kod toga, neuspeh ima bilo kakve veze sa negativnim uticajima i nesposobnošću, nestručnošću itd. vaših managera.
Želim vam uspešnu karijeru Projekt menadžera!
Autor: Max Wideman